10 פריטים שכל משרד חייב כדי לעבוד ביעילות
-
בכל משרד שמכוון לתפקוד חלק ויעיל יש מספר מרכיבים בסיסיים המשפיעים על רמת הפרודוקטיביות, האווירה במקום העבודה והיכולת של כל צוות לבצע את תפקידו בצורה הטובה ביותר. בין אם מדובר בעסק חדש או במשרד שעובר שדרוג, חשוב להצטייד מראש בסט של פריטי חובה למשרד, כאלה שיקלו על ההתנהלות היום יומית, יעזרו בשמירה על סדר ויאפשרו סביבה עבודה נוחה ונעימה.
לא מעט בעלי משרדים מתעוררים מדי בוקר לאותה תחושת עומס ואי סדר.
קופסאות נייר שמפוזרות בלי מיקום קבוע, ציוד שלא באמת משרת את הצוות, כסאות שמגבילים במקום לתמוך ועוד.. כל זה בעצם מתנקז לתחושת תסכול וחוסר יעילות. כשאין תכנון מראש של סביבת העבודה, התוצאה היא בזבוז זמן, עייפות מצטברת וירידה בפרודוקטיביות, גם אצל העובדים הטובים ביותר.
סביבת עבודה ארגונומית ונוחה
המרחב הפיזי שבו אנו עובדים משפיע ישירות על איכות העבודה, על הבריאות ועל רמת הריכוז ולכן חשוב להשקיע ביצירת סביבה תומכת שמתחילה בבחירה של שולחנות יציבים, תאורה מתאימה ופתרונות אחסון נגישים.
פרט מרכזי שחייב להיכנס לרשימה הוא כסא מנהלים איכותי שמעניק תמיכה לגב ולצוואר לאורך שעות ישיבה ארוכות. נוחות בעבודה לא פחות חשובה ואף מהווה תנאי בסיסי ליצירת שגרה משרדית פרודוקטיבית.
אבל בואו נדבר רגע בכנות. כמה פעמים מצאתם את עצמכם או את העובדים שלכם מחליפים תנוחות כל כמה דקות, מתמתחים באי נוחות או פשוט קמים מהכיסא כי הגוף מאותת שמשהו לא עובד? התחושה הזו של חוסר שקט פיזי שמחלחל גם לתוך שגרת העבודה היא לא מקרית. היא נובעת מסביבה שלא נבנתה נכון. פריטי חובה למשרד הם בדיוק אותם פריטים שאינם מותרות אלא בסיס לתפקוד אפקטיבי.
כשבוחרים נכון, יוצרים מרחב שמאפשר לעובדים להיות מרוכזים, רגועים ויעילים יותר. כי משרד שמתפקד כמו שצריך מתחיל בפרטים הקטנים שנבחרו בחוכמה.
תכנון חכם של ציוד ושימושיות
כאשר בונים או מעצבים את המשרד כדאי לחשוב בצורה אסטרטגית על רשימת ציוד משרדי שתענה לצרכים השוטפים. מדפסות, מגרסות, סטים של עטים ומחברות, קופסאות תיוק ואפילו ספל אישי לכל עובד, אלה פריטים קטנים שעושים הבדל גדול בהתנהלות היומיומית.
במשרדים עם פעילות אינטנסיבית יותר יש יתרון גם לשולחנות עם תעלות הסתרת כבלים שמונעים בלגן ומעודדים ארגון ויעילות.
אם הרגשתם בעבר שהמשרד "מתנהל מעצמו" במקום להיות מנוהל אתם לא לבד. כשאין מחשבה מסודרת מאחורי הציוד שנבחר, העבודה נקטעת, משימות מתעכבות והעובדים הופכים למאלתרים במקום למבצעים. התוצאה? תחושת חוסר שליטה שמחלחלת לכל חלק ביום העבודה.
לכן, תכנון חכם שמבוסס על הדברים הללו הוא הרבה מעבר לרכישה של ציוד. הוא בחירה בבסיס יציב שיאפשר לכם לחזור לנהל את העסק, במקום לתת לבעיות הקטנות לנהל אתכם.
חללים לפגישות וחשיבה יצירתית
משרד איכותי כולל גם אזורים ייעודיים לחשיבה משותפת, שיח מקצועי וקבלת החלטות.
פינות ישיבה לפגישות או חללים לישיבות צוות תורמים לאווירה פתוחה ולשיתוף פעולה פורה. כדאי לצייד אותם על ידי שימוש בעזרים כמו לדוגמה לוח מחיק זכוכית לתיעוד רעיונות, שולחן עגול שמעודד מעורבות, וסט של כסאות משרדיים המותאמים לישיבה ממושכת ונוחה.
באותו נושא, כתיבה על לוח מחיק תורמת להמחשה ויזואלית של הדברים שעל הפרק ועוזרת לרבים להישאר ממוקדים ולחשוב בצורה מאורגנת, גם במצבים של ריבוי גירויים או ריכוז ירוד / הפרעת קשב.
אם הפגישות אצלכם נפתחות באנרגיה גבוהה ומסתיימות בתחושת בזבוז זמן, זה לא במקרה. כשחדר הישיבות מרגיש כמו המשך של העמדה האישית, בלי תנאים שמעודדים שיח, הקשבה ודיוק, התוצאה היא פגישה שמדברת מסביב אבל לא מתקדמת לשום מקום.
מרחב שנראה טוב, מרגיש נכון ומצויד בחוכמה מייצר דינמיקה אחרת. במקום שיחה מתסכלת שלא מובילה לשום דבר, נוצרת תקשורת ממוקדת, שקטה ויעילה.
פריטים משלימים ליצירת סביבה מאוזנת
מעבר לפריטים הבסיסיים, יש ציוד נוסף שתורם רבות לאווירה, כמו למשל עציצים שמכניסים ירוק למשרד, תאורה חמה שמאזנת את האור הקר של הפלורסנטים ופינות התרעננות עם שתייה חמה או חטיפים.
אזור קבלת הפנים יכול לכלול גם כסא אורח איכותי שיעביר מסר של אירוח מוקפד ומכובד. גם סדר וניקיון במשרד תורמים לתחושת רוגע וריכוז, לכן כדאי להקצות לכך פתרונות קבועים מראש.
שורה תחתונה - איכות היא גם אמירה
פריטים נבחרים בקפידה ולא רק משפרים את השגרה התפעולית, אלא גם יוצרים רושם חזק על כל מי שנכנס בדלת - עובדים, לקוחות וספקים כאחד.
שולחן נוח, ציוד משרד איכותי, פריטי עיצוב קטנים… כל פרט כזה מצטבר לתחושת מקצועיות אמיתית, כזו שמזמינה לעבוד, לשתף פעולה ולהשקיע.
מנהלים ובעלי עסקים רבים חשים שהמשרד שלהם "תקוע במקום" גם כשהם עצמם מתקדמים הלאה. התחושה הזו נובעת לא פעם מסביבה שלא הותאמה לערכים של העסק ולאנשים שפועלים בו מדי יום. זו בדיוק הנקודה בה נכנסים לפעולה פריטי חובה למשרד שצריך להכיר ולשלב במשרד, אותם פריטים שנבחרים לא רק לפי מחיר או זמינות, אלא מתוך מחשבה על השפעה, נראות ותחושת ערך.
באתר מאה אחוז, שהוא גם עסק חברתי, תוכלו למצוא את הציוד הנכון באיכות גבוהה, תוך תמיכה ביוזמות שיש להן משמעות מעבר ליום העבודה. זו לא רק רכישה, זו אמירה עם ערך.
